Welche konkreten Herausforderungen und Kosten kommen auf ein Unternehmen zu, wenn es so etwas zentrales wie das Zeitwirtschaftssystem ändert? Das war die Fragestelleung, die das ZDF bewog, gemeinsam mit DATAGROUP ein Proof of Concept durchzuführen. Dabei wurde analysiert, welchen Aufwand und welche Kosten die Umstellung des bisherigen, COBOL-basierten Systems auf SAP HCM verursachen würde.
In vielen Unternehmen sind noch alte, COBOL-basierte Systeme im Einsatz. Das hat einen einfachen Grund: sie funktionieren und sind oft tief in den IT-Systemen vernetzt. Langfristig bedeuten solche Systeme jedoch einen hohen Wartungsaufwand, zumal die notwendigen Fachkräfte fehlen. Doch kann ein System, das über viele Jahre mit dem Unternehmen gewachsen ist, überhaupt in ausreichendem Maße und vertretbarem Arbeitsaufwand in modernen, standardisierten Systemen wie SAP HCM abgebildet werden?
Das ZDF beauftragte die SAP HCM Expert*innen bei DATAGROUP, um genau das zu eruieren. Denn das ZDF hat bereits SAP für die Personaladministration und das Organisationsmanagement eingeführt, es gab also bereits einige Schnittstellen zum bisherigen System. Die Überlegung, auch das bisherige Zeitwirtschaftssystem dort abzubilden lag also nahe.
Die Evaluierung erfolgte in Workshops mit den Personal und IT-Verantwortlichen, bei denen der Status Quo genau analysiert wurde. Es ging darum, genau zu verstehen, was fachlich umgesetzt werden musste, etwa Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen und was die Prozessanforderungen sind. Die SAP HCM Expert*innen von DATAGROUP prüften dann, inwieweit alles in SAP HCM abgebildet werden kann. Das erste Ergebnis war ernüchternd: eine Umsetzung wäre möglich, wäre aber mit sehr hohen Kosten verbunden.
Hier blieb DATAGROUP jedoch nicht stehen sondern zeigte, an welchen Stellen Vereinfachungen in den Prozessabläufen immer noch zum gewünschten Endergebnis führen, die Kosten der Umstellung aber bedeutend reduzieren würden.
Mit der Machbarkeitsanalyse steht dem ZDF nun ein umfassendes Abschlussdokument zur Verfügung, das die Kosten nachvollziehbar aufschlüsselt und außerdem die erforderlichen nächsten Schritte, etwa zum Prototyping oder der Projektplanung übersichtlich darlegt.
Michael Heissler
michael.heissler@datagroup.de
Seit mehr als 50 Jahren bietet das ZDF tagtäglich ein Programm aus Information, Bildung, Kultur, Sport und Unterhaltung. Mit diesem Informationsangebot – knapp der Hälfte des Programms – trägt das ZDF zur Meinungsbildung und damit auch zum Funktionieren unserer Gesellschaft bei. Ihren Ansprüchen zu genügen, ist die Herausforderung des ZDF. Dafür machen sie Sendungen, die möglichst viele erreichen. Aber auch Programme, die für Minderheiten interessant sind. Sie stellen uns dem Wettbewerb um Qualität – mit dem Ergebnis, dass Deutschland eines der vielfältigsten und hochwertigsten Fernsehangebote weltweit hat.