In kaum einem Wirtschaftszweig gibt es solch ausgeprägte Regularien und Dokumentationspflichten wie in der Pharmabranche. Wo anderswo die Produktion nur stichprobenweise kontrolliert wird, muss ein Unternehmen wie die Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG aus Ravensburg jedes einzelne ihrer im Kundenauftrag hergestellten Produkte einer gesonderten optischen Kontrolle unterziehen. Die Qualitätsprüfung der aseptisch vorgefüllten Spritzen, Karpulen und Vials (Injektionsfläschchen) ist bei Vetter daher ein Schritt, der gleichberechtigt neben den anderen drei Produktionsstufen – Ansatz, Abfüllung und Konfektionierung – steht. Geprüft wird, ob die fertige Spritze am Ende auch wirklich einwandfrei ist und den Anforderungen von Behörden, Kunde und Markt entspricht. Mit dieser Kontrolle sind bei Vetter täglich über 800 Personen beschäftigt – knapp ein Fünftel der Gesamtbelegschaft! In der Ergebniserfassung dokumentieren sie Ausschüsse und erfassen Gutstücke.

Ergebniserfassung und Auswertung der Chargen liefen bei Vetter lange Zeit papierbasiert ab. Ca. 60.000 Herstellvorschriften (= eine Art Strichliste) wurden jährlich aus SAP ausgedruckt und den Beschäftigten der optischen Kontrolle (OK) zur Verfügung gestellt. Diese dokumentierten darin mögliche Fehler. Ein Schichtkoordinator übertrug diese Ergebnisse manuell in eine Chargenauswertung und anschließend wiederum nach SAP in das Prüflos des Prozessauftrags. Ca. 2,5 Stunden dauerte eine Chargenauswertung bei jedem Schichtkoordinator, zwei Medienbrüche waren zu überwinden.

Prozesse wurden effizienter und smarter

Nun stand der OK-Bereich bei Vetter vor grundlegenden Veränderungen. Nach einem Management-Workshop erstellte ein eigens eingerichtetes Projektteam eine Machbarkeitsstudie und untersuchte, ob der Ersatz der bisherigen papierbasierten Variante durch eine mobile App umsetzbar und wirtschaftlich ist. Das Ergebnis sprach für sich und so wurde die Entscheidung getroffen, das Verfahren zu digitalisieren. Jeder OK-Arbeitsplatz erhielt ein Tablet und gibt seither seine Ergebnisse über eine SAPUI5 App direkt in das ERP-System ein.

Die Maßnahme war Teil einer strategischen Initiative, in deren Rahmen sich der Pharmadienstleister mit Fabrikprozessen der Zukunft beschäftigt. Das Ziel: heutige und zukünftige Einzelprozesse effizienter und smarter zu gestalten.

Die Machbarkeitsstudie lieferte vielversprechende Ergebnisse: Die 60 Tester der digitalen Ergebniserfassung waren überzeugt von der einfachen Bedienung der Geräte. Ein interdisziplinäres, achtköpfiges Projektkernteam bei Vetter wurde anschließend mit einem Implementierungsprojekt beauftragt. Mit Unterstützung von DATAGROUP wurde eine digitale Landschaft errichtet, die sämtliche Prozesse der Ergebniserfassung und Chargenauswertung integriert. DATAGROUP begleitete bereits die Machbarkeitsstudie und erhielt den Auftrag, die Apps im Folgeprojekt zu entwickeln. Für fünf Prozessvarianten der optischen Kontrolle, u.a. der manuellen und halbautomatischen OK, stehen nun insgesamt 28 verschiedene Apps zur Verfügung. Der OK-Mitarbeiter meldet sich mit seinem SAP Account auf dem Tablet an, lädt die entsprechende App und trägt seine Daten darüber ein. Die Herstellvorschriften zur Ergebniserfassung und Chargenauswertung werden damit automatisch in SAP erstellt, gedruckt und den Prozessauftragspapieren beigefügt.

Paradebeispiel für die Digitalisierung

„Digitalisierung in der Pharmabranche ist eine besondere Herausforderung, weil insbesondere die Auswirkungen neuer Technologien auf pharmazeutische Prozesse sehr detailliert analysiert werden müssen“, erklärt Fatih Kaya, Teamleiter IT Business Applications und Projektverantwortlicher bei Vetter. Können sich zum Beispiel die Deckenbeleuchtungen so auf den Tablet-Displays spiegeln, dass die Sichtung möglicher Fehler erschwert wird? Verträgt es das Display, wenn es nach jedem Prüfvorgang mit Reinigungsmittel desinfiziert wird? „DATAGROUP hat sich sehr intensiv in unsere prozessualen Anforderungen eingearbeitet.“

Das Projekt ist ein Paradebeispiel für Digitalisierung und steht im internen Projektranking bei Vetter weit oben. In Schulungen wurden die betroffenen MitarbeiterInnen seit November 2017 fit im Umgang mit den Tablet-Geräten gemacht. Um die neuen digitalisierten Prozesse bzw. Apps in bestehende Systeme und Prozesse zu integrieren, wurden weitere nutzbringende Anwendungen entwickelt. Malte Steinicke, Teammanager OK und Fachbereichsprojektleiter: „Die Schichtkoordinatoren können über die programmierten Anwendungen zum Beispiel unkompliziert einen Auftrag einem bestimmten Raum zuweisen oder Chargenauswertungen erstellen – Vorgänge, die früher manuell durchgeführt wurden und sehr zeitintensiv waren.“

So ist man bei Vetter davon überzeugt, dass weitere Digitalisierungsthemen folgen werden, um weiterhin die Produktivität und Effizienz in den Geschäftsprozessen zu steigern.