Ausgangssituation

Bereits seit vielen Jahren ist DATAGROUP ein strategischer Partner von Tyczka im Bereich IT und SAP Hosting und Beratung. Da die aktuell genutzten SAP Systeme der Generation SAP ECC 2027 aus der Wartung laufen, war klar, dass gehandelt werden muss. Eine Investition in die neue Software Generation S/4HANA will allerdings gut überlegt und argumentiert sein. Mit dem ValueCheck für S/4HANA bot DATAGROUP eine Methodik an, um gezielt Mehrwerte zu identifizieren und in eine kundenindividuelle Roadmap zu transferieren. Tyczka und DATAGROUP haben das Projekt zum ValueCheck im Herbst 2019 gestartet.

Ziele

Ziel des Projektes war die Erarbeitung einer S/4HANA Transformations-Roadmap als fundierte Entscheidungsgrundlage für das Management. Nicht nur das Thema Wartungsende überzeugte Tyczka davon, dass ein Wechsel auf S/4HANA ein notwendiger Schritt ist. Auch funktionale Optimierungen in den unterschiedlichen Fachprozessen, die nur unter dem neuen System realisierbar sind, zeigten einen wesentlichen Mehrwert für den Kunden auf. Über den DATAGROUP ValueCheck wurden diese individuellen Potenziale gemeinsam erarbeitet, wodurch eine wertvolle Basis geschaffen wurde, auf der das weitere Vorgehen aufbauen kann.

Projektbeschreibung

Der Erfolg eines Projektes lässt sich bekanntermaßen vor allem an den erreichten Zielen messen. Vor der Analyse mit dem ValueCheck wurden daher gemeinsam mit dem Management Leitplanken und Projektziele festgelegt. Das geschah nach der SMART Methodik (spezifisch – messbar – ausführbar – realistisch und terminiert).

Darauf aufbauend wurde der ValueCheck für S/4HANA, bestehend aus 3 Phasen (SCAN, FOCUS, ACT), durchgeführt. Innerhalb von 4 Monaten wurden die Hauptprozesse und das technische Umfeld untersucht, die Zielstellungen und Alternativen zu deren Erreichung diskutiert und eine individuelle Roadmap zur erfolgreichen Umsetzung der S/4HANA Transformation erarbeitet.

1. Phase SCAN
   Nach der Definition der Projektziele mit dem Management wurden gemeinsam mit den Keyplayern und Verantwortlichen der Fachabteilungen die Hauptgeschäftsprozesse aufgenommen und dargestellt. Hier galt es, ein breites Knowhow aufzubauen, um die Geschäftsprozesse und Rahmenbedingungen besser zu verstehen. Ergebnisse der ersten Phase waren demnach die visuelle Dokumentation der Hauptprozesse in sogenannten Prototypen-Drehbüchern und der technische Readiness Check.
2. Phase FOCUS
   Die zweite Phase legt den Fokus auf den Mehrwert, der bei einer S/4HANA Transformation generiert werden kann. Hier wurden die Prozesse mit Optimierungscharakter weiter detailliert. Bedarfsweise wurden einzelne Prozessbestandteile in einer neuen S/4HANA Testumgebung modelliert und bewertet. Bei Tyczka wurde auf diese Weise zum Beispiel ein Systembruch im Umfeld der Mitarbeitereinsatzplanung unter die Lupe genommen und ein konkreter Lösungsvorschlag erarbeitet. Mithilfe des SAP Addon‘s OPRA von DATAGROUP fand man eine Lösung, die den Systembruch zwischen Servicemeldung vom Kunden und der internen Beauftragung des Monteurs in ein externes System beseitigen und optimieren kann. Zudem wurden die zukünftige Systemlandschaft und die dazugehörigen Projektschritte definiert. In Bezug auf die konkrete Systemlandschaft und die Situation bei Tyczka wurden verschiedene Implementierungsansätze diskutiert und geprüft.
3. Phase ACT
   DATAGROUP präsentierte nach erfolgreichem S/4HANA ValueCheck sowohl die komplette Zielarchitektur nach erfolgreicher S/4HANA Transformation als auch die dafür notwendige Roadmap. Essenziell war bei der Definition der Zielarchitektur und der Tyczka-Roadmap der kontinuierliche Bezug zu den Projektzielen, kein „Wünsch-Dir-Was“, sondern ein machbarer, sinnvoller und wirtschaftlicher Weg zum Ziel. Die klassischen Ansätze, Green- und Brownfield wurden um neue kreative und passgerechte Transformationswege ergänzt.
   Basis der entwickelten Roadmap ist zudem eine Zeitplanung, die sich über mehrere Jahre erstreckt und die das Gesamtprogramm unter fachlichen, ressourcenseitigen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten in eine sinnvolle Projektfolge gliedert. Diese wird nun sukzessive abgearbeitet. Ergänzt wurde diese Zeitplanung um eine Budgetindikation. Damit werden die Projektkosten und die laufenden Aufwände auf der Zeitachse und für die einzelnen Projektphasen anschaulich dargestellt.

Lösung und Mehrwert

Die Tyczka-Roadmap beinhaltet neben den technischen Komponenten eine prozessuale Verbesserung in unterschiedlichen Funktionsbereichen sowie eine Zeit- und Budgetplanung. Somit besitzt Tyczka einen individuellen Fahrplan nach S/4HANA, der auf die firmenspezifischen Bedürfnisse und Ziele abgestimmt und der realistisch umsetzbar ist.