Spezialist für Oberflächentechniken J. Wagner GmbH modernisiert seine Prozesse für Bestellanforderungen – Lösung der DATAGROUP sorgt für Automatisierung, höhere Datenqualität und Nachvollziehbarkeit.

Jeder Bestellung im Unternehmen geht in der Regel ein Antrag voraus. Besteht im Fachbereich ein bestimmter Bedarf, löst der Betreffende eine Bestellanforderung aus, die in Folge von Disponent, Kontierungsprüfer und Vorgesetzten geprüft wird. Der Terminus im SAP-Umfeld dafür: BANF oder ausgeschrieben: Bestellanforderung. Die J. Wagner GmbH bildete diesen (der eigentlichen Bestellung vorgelagerten) Prozess bislang mit einer Lotus- Notes-Lösung ab. Dabei wurden die Daten von SAP nach Notes manuell übernommen.

Fehleingaben von Stammdaten waren dabei ein häufiges Problem, neben den oft langen Wartezeiten auf Genehmigungen. Der Mangel an gängigen Stammdaten, wie z.B. der Warengruppe, führte bei Wagner zudem oft zu weiterer manueller Nacharbeit Weltweit 1.600 Beschäftigte zählt der Spezialist für Oberflächentechniken in 16 operativ tätigen Unternehmen, an neun Produktionsstandorten auf drei Kontinenten und in neun internationalen Vertriebs- und Serviceunternehmen.

Viele von ihnen haben regelmäßig mit Bestellanforderungen zu tun und sollten dafür künftig eine global einsetzbare Softwarelösung nutzen können. Für ihr Intranet setzt die J. Wagner. GmbH Microsoft SharePoint Online ein – warum nicht also die Collaboration-Lösung auch für die Genehmigungsprozesse im Einkauf nutzen? Die DATAGROUP entwickelt bereits seit Version 2010 Lösungen für MS SharePoint, auch unter Einsatz von Nintex Workflow für die Prozess-Automatisierung.

Als zertifizierter Nintex-Partner kann DATAGROUP daher Geschäftsprozesse optimal in automatisierten Workflows abbilden – Fähigkeiten, von denen nun auch Wagner profitiert: Das Unternehmen beauftragte den Ulmer Standort der DATAGROUP mit der Entwicklung einer neuen Lösung auf SharePoint Online-Basis.
Diese sollte notwendige Stammdaten aus SAP nutzen und genehmigte Anträge als BANF in SAP anlegen. Genehmigende Personen, wie z. B. Kostenstellenverantwortliche, sollten automatisch wertabhängig kontaktiert werden und auch zusätzliche Genehmiger im Laufe des Prozesses hinzugefügt werden können.

Nur noch korrekte Daten im Anforderungsprozess

„Mit der neuen Lösung werden die benötigten Stammdaten aus SAP zyklisch mit SharePoint Online synchronisiert“, erklärt Andreas Hensler, Consultant Digital Transformation und Projektleiter bei der J. Wagner GmbH. Die DATAGROUP hat für die Anwendung auch neue Benutzeroberflächenkomponenten entworfen. Sie verbessern die Bedienbarkeit der SharePoint-Umgebung noch weiter und unterstützen die Anwender bei der Erfassung. Das Ergebnis: In den Anforderungsprozess fließen nur noch korrekte Daten ein. Ist der Antrag vollständig erfasst, ermittelt der Workflow die notwendigen Personen und startet den Genehmigungsprozess. Durch die Verwendung der Nintex-Komponenten können Genehmigungen auch schon durch eine einfache E-Mail mit „Ja“, oder „Nein“ erteilt oder auch verweigert werden. Im Falle einer erteilten Genehmigung wird die Bestellanforderung in SAP angelegt und kann direkt weiterverarbeitet werden.  An den zwei Standorten Markdorf und Minneapolis ist das neue System bereits praktisch im Einsatz; derzeit erweitert die J. Wagner GmbH es eigenständig auf drei zusätzliche Standorte, mit der Perspektive weiteren Wachstums.