Pliezhausen, 4. Juni 2024. DATAGROUP hat als führender Anbieter der Fachsoftware für BAföG-Anträge, die bereits in einem Großteil der deutschen Bundesländer eingesetzt wird, eine elektronische Akte eingeführt. Diese Lösung ermöglicht es, Akten digital zu verarbeiten, unterstützt damit mobiles Arbeiten und bildet eine Grundlage für Automatisierungsprozesse. Die Einführung ist ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung der Studienfinanzierung und bietet die Möglichkeit, im nächsten Schritt die Zustellung von Dokumenten vollständig zu digitalisieren.

DATAGROUP hat eine voll integrierte eAkte für BAföG-Anträge in einem ersten Amt für Ausbildungsförderung eingeführt. Bereits jetzt ist DATAGROUP mit der Fachsoftware BAFSYS der bundesweit führende Anbieter für Programme zur Bearbeitung von BAföG- und AFBG-Anträge
(AFBG = Ausbildungsaufstiegsförderung). Die Software wird in Studierendenwerken und kommunalen Ämtern in 11 Bundesländern eingesetzt und wird momentan schrittweise um die eAkte ergänzt. Durch die Einführung erreichen die Ämter eine neue Stufe in der Digitalisierung, und es wird zeitgleich die Grundlage für zukünftige Automatisierung in der deutschen Bildungsförderung geschaffen.

Mit Hilfe der eAkte kann auf Unterlagen digital zugegriffen werden, wodurch auch ein mobiles Arbeiten außerhalb der Ämter ermöglicht wird. Gescannte Papierdokumente werden damit unter Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen in das Verfahren übernommen, so dass das Papier anschließend vernichtet werden kann. Elektronisch eingehende Dokumente müssen nicht mehr umständlich ausgedruckt und der Papierakte beigelegt werden, was zu einer beträchtlichen Arbeitserleichterung und nachhaltigeren Arbeitsweise führt. Das Studierendenwerk Darmstadt hat die Entwicklung maßgeblich unterstützt durch innovative Ideen und Tests. In einem weiteren Schritt ist geplant auch die Zustellung von Bescheiden und Anschreiben an die Antragstellenden zu digitalisieren, indem diesen die Dokumente an ihr zentrales BundID-Konto zugestellt werden, soweit sie dieses zur Kommunikation mit dem BAföG-Ämtern nutzen. Die Nutzung von Postweg und Papier wird damit endgültig der Vergangenheit angehören.

Ben Kopfer, Leiter Studienfinanzierung & IT im Studierendenwerk Darmstadt A.ö.R. sagt dazu: „Die Implementierung der E-Akte im BAföG-Fachverfahren markiert einen bedeutenden Schritt im fortlaufenden Digitalisierungsprozess der Studienfinanzierung bei uns im Haus. Die umfassenden Funktionen und die klar strukturierte Aktenführung ermöglichen es uns nun, BAföG-Anträge noch effizienter zu bearbeiten und somit einen wichtigen Beitrag zur Beschleunigung des gesamten Prozesses zu leisten.“