In der Realität sind viele Unternehmen noch weit vom papierlosen Büro entfernt. Ein Kunde aus der Messe- und Veranstaltungsbranche hat in Zusammenarbeit mit DATAGROUP einen weiteren Schritt in diese Richtung gemacht und die digitale Personalakte implementiert. Anstelle von Aktenschränken haben autorisierte Mitarbeiter*innen des Kunden von überall und schnell Zugriff auf die Daten und archivierten Dokumente über das SAP HCM-System.

Digitale Personalakte mit XFT

Vor einiger Zeit begann das Unternehmen die Zusammenarbeit mit XFT, einem Lösungsanbieter für die digitale Personalakte, und DATAGROUP. Die Lösung von XFT basiert auf SAP und ist vollständig in SAP HCM integriert. Dadurch bietet das Tool zahlreiche Erweiterungsmöglichkeiten. Zudem ist auch keine gesonderte Applikation für die Arbeit mit der Personalakte notwendig. Ein vorhandenes Archivsystem kann über Standard-Schnittstellen angebunden werden, um die Dokumente der Personalakte rechtssicher zu archivieren.

Das Projekt

Während die XFT-Standardsoftware und deren Lizenzierung von XFT stammt, wurde die gesamte Implementierung von erfahrenen DATAGROUP-SAP-Berater*innen übernommen. In einem ersten Kick-Off-Workshop wurden der Fachabteilung des Kundenunternehmens die elektronische Personalakte präsentiert, Standardfunktionalitäten erläutert und weitere Möglichkeiten, wie die individuellen Ordnerstrukturen, aufgezeigt. Anschließend definierte die HR-Abteilung des Kunden auf dieser Basis ihre individuellen Anforderungen an die digitale Personalakte.

DATAGROUP entwickelte die entsprechenden Konzepte, vom IT-Konzept über das Berechtigungskonzept bis hin zur Digitalisierung der neu anfallenden Dokumente sowie für die Dokumente aus dem vorhandenen Papierarchiv. Hierfür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten; Scannen über einen zentralen Scanner in der Personalabteilung, über dezentrale Scanner oder die Möglichkeit, Dokumente und E-Mails direkt per Drag & Drop in der Akte abzulegen. Speziell für die Archivierung der Altakten wurde ein Scan-Dienstleister eingebunden. Außerdem setzte DATAGROUP die technische Architektur im SAP HCM-System auf und sorgte für die Anbindung des bestehenden Archivsystem.

Die Implementierung erfolgte in mehreren Phasen. So wurde zunächst im Testsystem ein Prototyp aufgebaut, den die HR-Abteilung prüfen konnte. Anschließend wurden notwendige Anpassungen implementiert und getestet. Diese Phasen wurden mehrmals wiederholt, bevor es in die finale Testphase mit letzten Nachkorrekturen ging und die digitale Personalakte schließlich produktiv gesetzt wurde. In der anschließenden Hypercare-Phase wurde der Kunde vom Projektteam intensiv betreut und unterstützt, bevor die Anwendung in den Regelbetrieb überging.

Vorteile der digitalen Personalakte

• Ressourcen werden eingespart: Anstatt zahlreicher Aktenschränke wird alles digital und rechtssicher abgespeichert.
• Berechtigungskonzept: Neben der Personalabteilung kann die der Kunden nun auch Mitarbeitenden oder Vorgesetzten einfach die Möglichkeit geben, die entsprechenden Akten einzusehen, ohne dass diese vor Ort sein müssen. Das SAP-Berechtigungskonzept wird verwendet.
• Umfangreiche Protokollierung
• Detaillierte Konfiguration der Aufbewahrungsfristen. Die Vorgaben der DSGVO bezüglich der Löschfristen und Archivierung können so leichter umgesetzt werden.
• 4-Augen-Prinzip bei der Löschung von Dokumenten
• Automatisierte Eingangsprozesse und automatisierte Steuerung der elektronischen Personalakte