Büroartikel schnell und ohne Papierkram bestellen – für SWU-Fachabteilungen kein Problem. Die Einkaufsabteilung hat das System erneuert und bietet es verbessert an. Damit können zusätzlich Artikel der Elektroinstallation wie zum Beispiel Lichtschalter bestellt werden. 160.000 Artikel dieser Warengruppe sind derzeit online verzeichnet, aufgeteilt auf zwei am Bildschirm abrufbare Kataloge unterschiedlicher Lieferanten. Doch nicht nur die Warenauswahl auf dem „elektronischen Marktplatz“ ist größer geworden. „Die Bedienbarkeit hat sich weiter vereinfacht dank der neuen, klaren gegliederten Oberfläche“, sagt Gruppenleiter Jürgen Gessler

„Bestellung genehmigt“. Dem „Workflow“ weiter Beine machen

Keine Bedarfsmeldung mehr ausfüllen. Warenkataloge am Bildschirm studieren und in aller Ruhe per Mausklick bestellen. Mit einem Klick auch den Wareneingang bestätigen, denn die Ware wird direkt ins Büro oder in die Werkstatt geliefert. Keine Rechnung mehr abzeichnen und kontrollieren, denn die Bestätigung des Wareneingangs löst die Gutschrift auf das Konto des Lieferanten aus: Das Einkaufen auf der elektronischen Plattform spart Zeit, vor allem aber Prozesskosten.

Insbesondere bei der so genannten Katalogware überstieg der Bestellvorgang vor Einführung des E-Procurement häufig den Stückpreis des Artikels, bei Kugelschreibern etwa oder Schraubendrehern um ein Zigfaches.

DATAGROUP hat bei der SWU die Erstanwendung namens „Utility Place“ abgelöst. Speziell beim Genehmigungsvorgang von Bestellungen sieht Jürgen Gessler Verbesserungen. „Der Besteller erhält noch schneller das grüne Licht seines Chefs“.

Denn mit dem Mausklick auf den Button „Bestellen“ schickt das System bei Überschreitung des festgelegten Bestelllimits dem zuständigen Vorgesetzten automatisch eine E-Mail. Ein Link in dieser Mail führt den Vorgesetzten auf den bestellten Artikel. Ist dann das Häkchen „genehmigt“ aktiviert, erhält der Besteller augenblicklich die entsprechende Rückmeldung – und die Bestellung wird elektronisch an die Lieferanten übermittelt.

Volle Anbindung an SAP

Der nächste Vorteil: Das System ist voll ins vorhandene SAP integriert. Dadurch kann sich der Besteller jederzeit ein Bild darüber machen, wie viel seines für diese Art von Bestellungen ange-meldeten Etats noch zur Verfügung steht.

Die Aufnahme unterschiedlicher Warensortimente in das elektronische Beschaffungssystem bringt generell mehr Transparenz in die SWU-weit getätigten Bestellungen. Bei Artikeln wie Lichtschalter, Kabelbindern, Kabelkanälen, Leuchtmittel und dergleichen mehr hat Jürgen Gessler in der Vergangenheit einen „Einkaufs-Tourismus“ beobachtet: Die Fachabteilungen gingen von Laden zu Laden, um den passenden Artikel hernach trotzdem über die klassische Bedarfsmeldung zu beschaffen. „Das ist durch die Lösung überflüssig geworden“, sagt der Gruppenleiter.

Ein Ulmer Produkt

Unter dem Leistungsangebot bietet die DATAGROUP eine umfangreiche Lösungssuite und einen Stab an Mitarbeitern, die sich auf die Entwicklung und Umsetzung von E-Business-Lösungen spezialisiert haben. Profitieren Sie von dieser umfassenden Kompetenz und sprechen Sie noch heute mit uns. Es gibt eine Basisversion. Durch individuelle „Aufbauten“ erhalten die Anwender eine maßgeschneiderte Lösung – wie die SWU.

Franz Seibl, bei der SWU als Systemadministrator zuständig für das E-Procurement, zieht eine positive Zwischenbilanz: „Die Lösung läuft seit der Einführung äußerst stabil. Die Akzeptanz bei den Anwendern ist sehr gut“. Erst seit etwa 15 Jahren sind funktionsfähige E-Procurement-Systeme bei deutschen Firmen im Einsatz. Die SWU gehörte zu den ersten Energieversorgern, die so etwas eingeführt hat.