Trotz der verlängerten Wartungsfrist für R3 ist eines sicher: An S/4HANA führt kein Weg vorbei. Doch eine Frage bleibt: wie migriert man das bestehende System optimal auf S/4HANA und nutzt die zahlreichen Möglichkeiten der neuen Plattform?

Der S/4HANA Value Check von DATAGROUP bietet hier die Lösung: als umfangreiche Methodik mit der sich kundenindividuelle, praxisnahe und prozessorientierte Roadmaps nach S/4HANA erstellen lassen. Wir sprechen mit Brigitte Wallesch, Head of Department bei DATAGROUP. Sie ist bereits seit der R2-Generation in der SAP-Beratung tätig und kennt die Tücken, die ein Generationenwechsel mit sich bringt, genau.

Warum sollte man überhaupt jetzt S4/HANA angehen? Schließlich hat SAP die Wartung verlängert?

Ich würde sagen das hat zwei Ebenen: Innovation und Ressourcen. SAP hat die Wartung zwar verlängert, aber alle Neuentwicklungen finden nur noch in S/4HANA statt. R3 ist ein System, das zwar noch funktioniert, aber eingefroren ist. Jegliche Innovation findet nur noch in S/4HANA statt.

Außerdem ist es eine Ressourcenfrage: Die S/4HANA Ressourcen am Markt sind begrenzt und kurz vor Wartungsende werden sich die Migrationen ballen. Wer es frühzeitig angeht, kann strategisch den Partner wählen, der zu einem passt und muss nicht jemanden nehmen, der übrig geblieben ist.

Außerdem wird S/4HANA bereits sehr oft eingesetzt. Die Software ist ausgereift, es gibt Best Practices und Erfahrungswerte, man ist also kein Versuchskaninchen.

Was ist eigentlich der S/4HANA Value Check?

Der Value Check ist eine von uns entwickelte Methodik, als deren Ergebnis eine kundenindividuelle Roadmap nach S/4HANA steht. Viele andere Methoden basieren rein auf technischen Fakten, analysieren automatisiert Programme oder Quellcodes und erarbeiten daraus Empfehlungen. Im Gegensatz dazu ist unser Value Check prozess- und nutzenorientiert, das heißt wir schauen uns die Geschäftsprozesse genau an und ermitteln, wie sich diese in S/4HANA abbilden lassen sodass der größtmöglichste Nutzen für den Kunden generiert werden kann.

Was beinhaltet die Roadmap nach S/4HANA?

Die Roadmap ist eine detaillierte Planung für die Einführung von S/4HANA. Sie enthält zum einen die Einführungsstrategie, also zum Beispiel ob sich für den Kunden der Greenfield oder Brownfield oder eine Mischung aus beiden anbietet. Zum anderen enthält sie aber auch eine detaillierte Zeitplanung, mit der die Kunden genau wissen, auf welcher Zeitachse die Einführung möglich ist sowie eine Übersicht über die benötigten internen und externen Ressourcen sowie einen groben Kostenrahmen. Auf Wunsch machen wir auch eine detaillierte ROI-Betrachtung.

Wie sieht eine solche ROI-Betrachtung aus?

Im Zentrum steht immer der potenzielle Nutzen für den Kunden bei der Einführung von S/4HANA. Das kann natürlich ein monetärer Nutzen sein. Diese sind gut messbar. Es kann aber auch ein schwierigerer messbarer Nutzen sein, wie zum Beispiel Benutzerfreundlichkeit oder die Reduktion von Eigenentwicklungen und Schnittstellen. Viele Kunden haben immer noch sehr viele Auswertungen auf Basis von Excelsheets. Wir analysieren, welche davon wir im SAP-Standard abbilden können.

Was sind die Vorteile eines solchen Value Checks?

Ein normales SAP-Einführungsprojekt ist eine sehr hohe Investition mit teilweise hoher Komplexität und sie operiert am Herzstück des Unternehmens, also an dem System, dass die wichtigsten Prozesse des gesamten Unternehmens steuert. Wenn man hier einen Fehler macht, hat das immense Auswirkungen. Um das zu verhindern, sollte man sich im Vorfeld sicher sein, was für eine Strategie und welcher Weg für das Unternehmen Sinn ergibt und was die Auswirkungen sind – monetär, aber auch was die Ressourcen betrifft.

Der Value Check beantwortet genau diese Fragen und liefert einen ordentlichen Projektplan. Und es bietet die Chance, Prozesse zu optimieren und die Möglichkeiten von S/4HANA voll auszuschöpfen.

Viele setzen auf Brownfield, weil damit einfach alles bestehende migriert wird. Das kann ein sinnvoller Weg sein, es kann aber auch viel ungenutzt lassen, denn man ändert nur die zugrunde liegende Technologie. Das heißt die neuen Elemente werden nicht genutzt. Mit dem Value Check können Unternehmen vorher analysieren, welche Vorteile man generieren könnte und dann das Projekt anhand dieser Daten umsetzen.

Was wäre ein Beispiel für eine Migration auf Basis von Nutzen?

Zum Beispiel gibt es wenige Kunden am Markt, die SAP ausschliesslich im Standard nutzen. Fast alle haben über die Zeit individuelle Programme hinzuentwickelt, sogenannte Z-Programme. Da verliert man schnell den Überblick: Was wurde entwickelt? Verwendet man die Programme überhaupt noch? Was war das ursprüngliche Ziel und wird es heute noch erfüllt? Bei Updates müssen all diese Programme individuell aktualisiert werden und meist gibt es nur wenige Wissensträger im Haus, die sie kennen.

S/4HANA bietet eine riesige Chance, diese Z-Programme zu reduzieren, damit alten Ballast abzuwerfen und in die neue Standardwelt zu überführen. Der Value Check hilft, diesen Weg zu ebnen.

Wie läuft der S/4HANA Value Check ab?

Der Value Check verläuft in den Phasen Scan, Focus und Act. Man kann sich das wie einen Trichter vorstellen. Im Vorfeld (Phase Scan) diskutieren unsere erfahrenen Berater mit den Kunden und wählen auf dieser Basis die für den Kunden entscheidenenden Kernprozesse aus und schauen ob es hier Optimierungsmöglichkeiten gibt. Wir gehen dabei wie unsere mittelständischen Kunden sehr pragmatisch vor. Es macht nämlich keinen Sinn, sich zum Beispiel auf die Buchhaltung zu konzentrieren, wenn der Kunde ein Fertigsunternehmen ist und für ihn andere Prozesse, wie z.B. die Produktionsplanung erfolgskritisch sind.

Außerdem definieren wir Projektziele und definieren welche Leitplanken relevant sind, also zum Beispiel Sicherheit vor Tempo oder Standardisierung vor Anwenderfreundlichkeit. Diese groben Leitplanken brechen wir in greifbare, messbare Ziele herunter, zum Beispiel die Anzahl der Excelsheets von 100 auf 20 zu reduzieren oder in Zukunft den MRP-Lauf täglich starten zu können anstatt einmal die Woche.

Dann schauen wir in der Phase Focus, wie man diese Prozesse in S/4HANA abbilden und wie man sie optimieren und schlanker gestalten kann. Dabei werden sie immer mit den vereinbarten Zielen abgeglichen.

In der Phase Act konzentrieren wir uns auf optimierbare Prozesse und erarbeiten die Roadmap mit Projektplan und den benötigten Ressourcen.

Wer ist alles in den Prozess involviert?

Es gibt immer zentrale Koordinatoren, die aus einem Tandem aus DATAGROUP-Projektleiter und dem Projektleiter des Kunden gebildet werden. Häufig ist das der IT-Leiter oder der SAP-Leiter, also jemand der die Zusammenhänge der Systeme und das Unternehmen gut kennt.

Außerdem sind pro Prozess mindestens ein bis zwei erfahrene Ansprechpartner involviert. Also einer der den Prozess aus Sicht der Anwender kennt, zum Beispiel aus der Fachabteilung und eine die ihn aus Sicht der Technik kennt, also aus dem SAP- oder IT-Team.

Von DATAGROUP sind immer erfahrene Mitarbeiter dabei, die es schaffen, schnell Prozesse zu verstehen und visuell darzustellen.

Wie geht es nach dem Value Check weiter?

Nach der Erstellung der Roadmap steht das Einführungsprojekt an. Im Idealfall begleiten wir die Einführung und setzen direkt auf dem Value Check auf. Wir überprüfen über das gesamte Projekt regelmäßig die Einheitlichkeit mit den definierten Zielen. Der Value Check bietet jedoch auch wertvolle Hilfestellung, wenn sich ein Kunde für einen anderen Implementierungspartner entscheidet.

Aus deiner langjährigen Erfahrung heraus: Wie sieht für dich die ideale S/4HANA-Landschaft aus?

Meine ideale S/4HANA-Landschaft hat gar keine Z-Programme. Das ist vermutlich illusorisch, aber sehr, sehr wenige Z-Programme sind machbar. SAP bietet heute mit der Best Practice basierten Funktionalität so viel im Standard, dass man, wenn man S/4HANA klug einführt, wenig auf Z-Programme zurückgreifen muss.

Außerdem würde ich nicht ausschliesslich auf Excel-basierte Auswertungen setzen sondern SAP Analytics und Embedded BW nutzen. Insgesamt würde ich so viel wie möglich auf die vorhandenen Möglichkeiten, also den Standard zurückgreifen.

Warum sollte man auf den Standard setzen?

Ich habe damit ein sehr gut wartbares System. Neuerungen lassen sich schnell in meine Prozesswelt integrieren, Updates sind übergreifend und müssen nicht einzeln angegangen werden und ich bin nicht so abhängig von einzelnen Leistungsträgern. Wenn ein Mitarbeiter ein Z-Programm entwickelt und der einzige Wissensträger ist, habe ich als Unternehmen ein Problem, wenn er sich beruflich anders orientiert. Das habe ich mit den Standardlösungen nicht.

Möchten Sie mehr über den S/4HANA Value Check erfahren und wie Sie Ihr SAP-System optimieren können? Dann kontaktieren Sie uns!