Die Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten, Daten und Informationen sind im heutigen Arbeitsumfeld gang und gebe. Ziel des Daten- und Dokumentenmanagements ist es, die Verfügbarkeit und Qualität zu verbessern, um die Entscheidungsfindung und die Effizienz von Geschäftsprozessen zu optimieren. In Kombination mit der Umstellung auf das neue SAP System S/4HANA ist dieser Schritt wichtig, da langfristig die Systemkosten und die Antwortzeiten im System gering gehalten werden müssen. Durch die Reduzierung des Datenbankvolumens und das größtmögliche Archivieren der Datenobjekte werden diese Ziele erreicht.
Zudem bestimmen immer strengere Gesetzesvorschriften den Umgang mit Daten und Dokumenten, was zu hohen Kosten und zunehmend härteren Strafen bei der Nichteinhaltung führen kann. Ein effektives Daten- und Dokumentenmanagement ist daher ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie und trägt zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei.
Produktivität und Performance steigern
Durch eine optimale Archivierung von Altsystemen wird das Datenvolumen verringert und somit die Performance erheblich verbessert.
Rechtssicherheit einhalten
Mit dem Information Lifecycle Management von SAP werden die strengen Regeln der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten und die personenbezogenen Daten entsprechend archiviert oder gelöscht.
Ressourcen effizienter einsetzen
Automatisierte Prozesse im Bereich des Datenmanagements optimieren die Geschäftsprozesse, sodass Ressourcen dadurch gewonnen werden und in anderen Bereichen, wie z. B. dem Service, eingesetzt werden können.
Die Datenlast steigt exponentiell. Die Rechtsvorschriften werden schärfer und die personenbezogenen Daten immer wichtiger und schützenswerter. Der Wechsel auf SAP S/4 HANA rückt in greifbare Nähe. Das sind mindestens drei gute Gründe, um die Datenbank genauer unter die Lupe zu nehmen und aufzuräumen, damit auch langfristig Ihr Berichtswesens zuverlässige Aussagen liefert. Dafür können wir Ihnen folgende Leistungen anbieten:
Mit der ILM-Lösung der SAP haben Sie die Möglichkeit, Ihren Datenbestand kontinuierlich zu kontrollieren und langfristig effizient zu steuern – und zwar über den ganzen Lebenszyklus von Datensätzen hinweg, von der Erstellung bis hin zur Löschung. Dabei kann nicht einzig allein die Archivierung der Daten betrachtet werden. Gesetzliche Vorgaben zur Vorratsdatenspeicherung, Datenvernichtung und den Nachweispflichten erweitern die Anforderungen an das Datenmanagement erheblich. Entsprechend der EU-DSGVO müssen die vorhandenen personenbezogenen Datenbestände mit einer Zweckbindung versehen werden. Sollte diese erloschen sein, müssen die Daten zuverlässig, restlos und physisch aus der Datenbank entfernt werden. Mit der Implementierung von entsprechenden ILM-Szenarien kann Ihr Unternehmen nicht nur diese Hürde nehmen. Es ergeben sich noch weitere positive Nebeneffekte, wie:
Die Anzahl an täglichen Prozessen, die immer noch auf Papier, Excel oder über das Verschicken von Dateianhängen basieren, ist in den meisten Unternehmen nach wie vor extrem hoch. Der damit verbundene personelle Aufwand, die erzeugten Fehler sowie unbeabsichtigte Compliance-Verstöße sind nicht zu unterschätzen. Gedruckte Informationen werden nicht optimal verwaltet, sie sind oft schwer zugänglich und es mangelt an Transparenz. Höchstes Zeit, nach automatisierten DMS-Lösungen zu suchen.
Wir bieten:
Die revisionssichere Ablage von Dokumenten ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, ein gut funktionierendes Archiv erleichtert auch die Arbeit von Unternehmen, indem Dokumente schnell und einfach auffindbar sind. Seit 2017 verwaltet DATAGROUP die Archivlösung OpenText Archive Center für die Berliner Stadtreinigung (BSR) im Application Management.
Die meisten Informationen haben einen Lebenszyklus, das heißt irgendwann sind sie veraltet und müssen entweder archiviert oder gelöscht werden. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf allen Daten, die die Datenschutz-Grundverordnung betreffen, denn diese bedürfen besonderer Sorgfalt.
Mit Hilfe von DATAGROUP hat der Kunde die SAP-basierte Information Lifecycle Management (ILM) Lösung eingeführt, um die eigenen Daten stets aktuell zu halten, Löschfristen automatisiert und dadurch rechtssicher einzuhalten und die DSGVO-Konformität des Unternehmens zu unterstützen.
